O Simples Nacional foi criado para simplificar o dia a dia das empresas. Recolhimento unificado, menos burocracia e uma lógica tributária mais acessível fizeram dele o regime mais desejado por pequenos negócios. No entanto, conforme a empresa cresce, aumenta o faturamento, contrata mais pessoas ou amplia suas operações, surge uma dúvida comum entre empresários e contadores: quando é o momento certo de sair do Simples Nacional?
Hoje, ele é o regime tributário mais utilizado pelas empresas brasileiras. Mais de sete milhões de negócios estão enquadrados nessa modalidade, o que equivale a 28,6% do total de empresas ativas, incluindo microempresas, empresas de pequeno porte e uma parcela relevante de prestadores de serviços. O número expressivo revela a importância do regime como porta de entrada para o empreendedorismo no país, já que ele reduz burocracias, simplifica o recolhimento de tributos e facilita a formalização.
Essa ampla adoção também explica por que tantas empresas precisam avaliar, ano após ano, se permanecer no Simples continua sendo a decisão mais vantajosa à medida que crescem, ampliam sua estrutura ou passam a operar em mercados mais competitivos.
Em 2025, esse questionamento ganhou ainda mais relevância. Mudanças no cenário econômico, atualização de legislações, reorganizações internas e o próprio teto de faturamento impõem decisões estratégicas que impactam diretamente margens, fluxo de caixa e competitividade. Este guia completo foi estruturado para orientar empresários, gestores e profissionais de finanças que precisam entender, de forma clara e prática, quando permanecer no regime e quando considerar a migração.
O que é o Simples Nacional? Por que ele existe?
O Simples Nacional é um regime tributário criado para facilitar a vida das micro e pequenas empresas. Ele unifica oito tributos em uma única guia, reduz a complexidade contábil e oferece alíquotas progressivas conforme o faturamento. Em teoria, isso diminui o custo operacional e ajuda negócios menores a se manterem competitivos.
Essas características fazem do Simples Nacional uma porta de entrada para milhares de empresas no Brasil. Mas isso não significa que ele será sempre o regime mais vantajoso. Em determinado ponto de crescimento, seus custos podem superar os de outros regimes, como o Lucro Presumido ou o Lucro Real.
Quando faz sentido avaliar a saída do Simples Nacional?
Há situações em que continuar no regime deixa de ser eficiente, e isso acontece antes mesmo de a empresa ultrapassar o limite de faturamento. Os principais sinais de alerta são:
Aproximação do teto de faturamento
O limite atual do Simples Nacional é de R$ 4,8 milhões por ano. Se a empresa está perto desse valor, vale avaliar se o crescimento sustentado pode levar à migração obrigatória. Migrar às pressas quase sempre gera custos maiores.
Aumento do número de funcionários
Empresas com equipes maiores geralmente apresentam folha significativa, e alguns anexos do Simples penalizam esse cenário, elevando a alíquota efetiva. Dependendo da atividade, o desconto previdenciário pode ser mais vantajoso fora do Simples.
Margens apertadas
O Simples possui alíquotas que aumentam conforme o faturamento. Em empresas com margens menores, a alíquota progressiva pode ultrapassar a carga do Lucro Presumido, mesmo sem atingir o limite de faturamento.
Empresas com créditos tributários
Empresas que compram insumos, materiais, frete ou que realizam determinadas operações podem ter créditos de PIS/COFINS ou ICMS no Lucro Real/Presumido. No Simples, esses créditos não existem.
Resultado: perde-se dinheiro por não poder compensar créditos legítimos.
Esse é um dos principais motivos para migração estratégica.
Expansão interestadual ou operações complexas
Quanto mais operações a empresa realiza fora do estado, mais complexos são os cálculos de ICMS, diferencial de alíquotas e substituição tributária. Empresas do Simples podem enfrentar limitações ou custos maiores em algumas situações.
Crescimento do ticket médio e novos mercados
Se o negócio está escalando, o Simples pode deixar de acompanhar o ritmo e se tornar um freio financeiro.
Quando permanecer no Simples Nacional ainda é vantajoso?
Nem toda empresa que cresce precisa sair do regime. Há casos em que o Simples segue sendo a opção mais eficiente:
Empresas com margens muito altas e custos operacionais baixos
Se a carga tributária efetiva é baixa nos anexos aplicáveis, a permanência pode ser financeiramente vantajosa.
Negócios com faturamento ainda longe do limite
Se a empresa está bem abaixo dos R$ 4,8 milhões, não há urgência, desde que o impacto efetivo do imposto esteja adequado.
Empresas intensivas em serviço, com pouco ou nenhum crédito possível de PIS/COFINS
Nesse caso, o Lucro Presumido ou Real raramente oferece benefícios suficientes para justificar a migração.
Como a Reforma Tributária impacta o Simples Nacional em 2025
A Reforma Tributária não extinguiu o Simples Nacional, mas mudou o ambiente em que ele está inserido. A partir da transição iniciada em 2026, e ao longo do período que vai até 2033, empresas optantes pelo Simples começam a conviver com um novo sistema estruturado em torno da CBS e do IBS, formando o IVA dual.
O regime continua existindo como uma opção simplificada, mas passa a operar ao lado de mecanismos que permitem maior apropriação de créditos e novas possibilidades de apuração, o que impacta diretamente a competitividade, o fluxo de caixa e as decisões de planejamento tributário.
A coexistência do Simples com o IVA dual
O ponto central da mudança é que o Simples permanece como um regime unificado, mas ele passa a coexistir com a CBS, tributo federal, e com o IBS, tributo estadual e municipal. Essa convivência cria uma dinâmica diferente da que existia até então.
Embora as empresas continuem recolhendo seus tributos pelo Simples, elas passam a estar inseridas em uma economia que funcionará cada vez mais sob o modelo de créditos do IVA, o que exige atenção para evitar perda de competitividade à medida que a reforma avança.
Empresas do Simples passam a gerar créditos para seus clientes
Uma das transformações mais relevantes trazidas pela reforma é a possibilidade de empresas do Simples gerarem créditos de CBS e IBS para seus clientes. Isso elimina uma desvantagem histórica do regime, especialmente em cadeias produtivas longas.
Até então, muitas empresas evitavam comprar de optantes do Simples por não conseguirem aproveitar créditos. Com a reforma, essa barreira é reduzida, fortalecendo o posicionamento comercial de pequenas e médias empresas que antes sofriam com essa limitação.
A opção de recolher parte dos tributos fora do Simples
Outro ponto importante da reforma é a possibilidade de empresas do Simples optarem por recolher a CBS e o IBS fora do regime, enquanto continuam recolhendo os demais tributos dentro do próprio Simples.
Essa opção cria um modelo híbrido, em que a empresa ganha flexibilidade para escolher a forma mais vantajosa de tributação conforme o tipo de operação, margem, volume de compras e estrutura financeira. No entanto, essa flexibilidade aumenta a complexidade operacional e exige um controle mais rigoroso por parte da contabilidade.
A competitividade muda em setores intensivos em insumos
Para empresas industriais, atacadistas, distribuidoras e negócios com alto volume de insumos ou operações interestaduais, a reforma altera a lógica de comparação entre permanecer no Simples ou migrar para o Lucro Presumido ou Real.
A possibilidade de gerar créditos e a mudança nas dinâmicas de cadeia produtiva reduzem a penalização histórica dessas empresas dentro do regime, mas ao mesmo tempo criam a necessidade de estudos mais aprofundados sobre qual modelo será mais eficiente nos próximos anos. A decisão passa a depender menos apenas da alíquota e mais da estratégia tributária e financeira de médio prazo.
O modelo híbrido aumenta a responsabilidade fiscal
A adoção do modelo híbrido, em que parte dos tributos é recolhida dentro do Simples e parte fora dele, aumenta as obrigações de controle. As empresas que optarem por esse caminho precisarão separar receitas, registrar créditos, acompanhar alíquotas específicas e observar regras de escrituração próprias do IVA. Para negócios sem maturidade contábil ou com processos internos pouco estruturados, esse modelo pode se tornar um desafio.
A decisão de permanecer no Simples se torna ainda mais estratégica
Com a reforma, a escolha entre permanecer no Simples, migrar para outro regime ou adotar o modelo híbrido passa a exigir uma análise mais ampla do que apenas comparar alíquotas. A empresa deve avaliar sua margem de lucro, o volume de insumos, a estrutura da cadeia de créditos, a existência de operações interestaduais, seu ritmo de crescimento e o impacto futuro da CBS e do IBS sobre o setor em que atua.
O Simples continua sendo um regime eficiente para milhares de negócios, mas a Reforma Tributária transforma sua lógica e faz com que a decisão de permanecer no regime deixe de ser automática e passe a depender de estratégia, estudo e projeções para os próximos anos.
Conclusão
O Simples Nacional é um excelente regime para empresas em fase inicial e para negócios de pequeno porte. No entanto, crescimento traz complexidade, e complexidade exige estratégia. Decidir se é ou não o momento certo para sair do Simples em 2025 envolve entender a estrutura da empresa, avaliar carga tributária, analisar créditos e planejar uma migração segura.
Mais do que escolher um regime, é uma decisão de planejamento. Por isso, é importante antecipar análises, simular cenários e buscar orientação especializada. Quanto mais cedo a empresa se preparar, menor o risco de pagar mais do que deveria ou comprometer margens e competitividade.
